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Challenges

Inefficient contractor management

“Job statuses were only in our heads,”said Justin Maes, Operations Strategy & Finance Manager for MetroButler.

Initially, MetroButler was sending out cleaning jobs using a combination of communication. A mix of emails, texts, and Google Calendar invites led to bottlenecks and spending too much time and energy on scheduling, assessing availability, and checking job statuses.

After reviewing several scheduling apps, they decided they needed something specific to short-term rental cleaning and management. MetroButler discovered Properly was the only industry specific solution.

Software adaptable to their business model

Due to MetroButler’s diverse menu of services, they also needed software that was customizable as each butler not only cleans but might also provide full concierge support that could include:

• Offering a personal welcome and walkthrough with guests
• Handling special requests
• Ensuring no home issues come up during guest stays

“We found we liked Properly as people and they were super open and excited to hear ideas on what features could be added. We didn’t find anyone else as receptive to help expand their product,” said Justin.

Documenting property damage

Managing rentals in the City That Never Sleeps sometimes leads to overzealous guests who cause home damage. MetroButler needed a way to clearly prove the issue occurred during a specific guest’s stay as they filed insurance claims and took care of client’s assets. The claims process made the ability to capture and store images essential.

Solutions

Within 24 hours of activating their Properly account, they were able to send out cleaning jobs. Instead of needing to tediously email multiple people to check their availability, MetroButler managers can send jobs and butlers claim them using Properly’s mobile app.

Listing photos from Airbnb automatically propagated in Properly, saving them time re-uploading photos. With the photos pulled from the Airbnb listing, they can create checklists by adding task pins on top of interior pictures. And butlers can use the visual instructions as a clear point of reference to ensure the property’s presentation and cleanings are consistent. When the property owners have special things they want MetroButler to look out for, they simply include those tasks in their checklists.

Proving property damage

Today, butlers complete a photo-documented walkthrough of each property before and after each guest’s stay. These photos have been critical for successfully making insurance claims.

MetroButler saw an increase in property damage around the holidays including two broken TVs in one specific apartment. Thanks to the photos, they can efficiently provide proof to insurance companies that items were in good condition before a guest’s stay (and broken after a guest’s stay). Having this historical data handy has also helped them anticipate seasonal issues.

Scheduling additional tasks

With certain managed properties, butlers also take photos of where they leave keys so MetroButler can pass that information along to the next guest. For any unexpected issues that come up during their stay like a toilet chain coming off, MetroButler can simply message butlers through the app to arrange handling such tasks.

Spending less time tracking jobs

As one of the earliest adopters of Properly, MetroButler has enjoyed the benefits of working with Properly’s agile development team. Properly added new features based on their and other customers’ feedback including:

• Calendar filters by the property to check which cleaning jobs are pending, in progress, canceled, and completed
• Duplicate checklists to quickly copy/paste a checklist to a new property
• Automatic reminder messages to butlers with start time and job location
• Cleaner location tracking

Using the location-based feature, MetroButler can confirm that a butler is on location for their jobs. Properly’s mobile app also clocks in and out butlers for accurate time tracking. MetroButler’s operations team does not worry about ballpark estimates on hours spent cleaning; they have verification of time needed to clean each apartment.

Results

Using Properly, MetroButler has cut down significantly on the amount of time spent communicating job statuses and cleaner availability. Freeing up their days away from their email inbox has helped them increase the number of properties they manage by over fivefold.

5X
Increase in
Properties Managed

Since partnering with Properly, MetroButler has also expanded to more of New York’s boroughs including Queens and Brooklyn. They’ve also added Las Vegas, Nashville, and the Hamptons to their rental portfolio. As MetroButler further scale their business, Properly will continue to add new features to make managing their contractors easier.[:fr]

Défis

Gestion inefficace des prestataires

“Les statuts des prestations étaient seulement dans nos têtes,”indique Justin Maes, Gestionnaire de la Stratégie Opérationnelle & des Finances chez MetroButler.

À la base, MetroButler envoyait des prestations de nettoyage par le biais d’une combinaison de communication. Un mélange d’e-mails, de sms, et d’invitations sur Google Agenda causant des engorgements et accordant trop de temps et d’énergie à la planification, à l’évaluation des disponibilités, et à la vérification des statuts des prestations.

Après avoir examiné plusieurs applications de planification, elle a décidé qu’elle avait besoin de quelque chose de spécifique au nettoyage et à la gestion des locations à court terme. MetroButler a découvert que Properly était la seule solution spécifique à l’industrie.

Logiciel adaptable à leur modèle d’entreprise

En raison de son menu de services varié, MetroButler avait également besoin d’un logiciel personnalisable car chaque majordome non seulement nettoie mais peut également fournir une assistance en conciergerie pouvant inclure :

• Offrir un accueil personnel et une visite virtuelle aux voyageurs
• Traiter des demandes spéciales
• Veiller à ce qu’aucun problème à domicile ne survienne pendant le séjour des voyageurs

“Nous avons découvert que nous aimions Properly en tant que personnes et ces dernières étaient très ouvertes et enthousiasmées par le fait d’entendre des idées sur les fonctionnalités qui pourraient être ajoutées. C’est la première fois que nous trouvons des personnes aussi réceptives pour aider leur produit à se développer,” a indiqué Justin.

Documentation d’un dégât lié à une propriété

La gestion de locations dans la Ville Qui Ne Dort Jamais mène parfois à des voyageurs faisant preuve d’excès de zèle et causant des dégâts. MetroButler avait besoin d’un moyen de prouver clairement que le problème avait eu lieu lors du séjour d’un voyageur spécifique, car elle effectuait des réclamations d’assurance et s’occupait des biens des clients. Le processus de réclamation a rendu la capacité à prendre et stocker des images essentielle.

Solutions

Dans les 24 heures suivant l’activation de son compte Properly, il lui a été possible d’envoyer des prestations de nettoyage. Au lieu de devoir fastidieusement envoyer des e-mails à de multiples personnes pour vérifier leur disponibilité, les gestionnaires de MetroButler peuvent envoyer des prestations et des majordomes les revendiquent par le biais de l’application mobile de Properly.

Les photos d’annonces présentes sur Airbnb se sont automatiquement propagées sur Properly, leur permettant ainsi de gagner du temps en évitant de charger les photos à nouveau. Avec les photos issues de l’annonce Airbnb, ils peuvent créer des listes de tâches en ajoutant des épingles de tâches sur des photos de l’intérieur. Et les majordomes peuvent utiliser les instructions visuelles comme point de référence clair afin de s’assurer que la présentation et les nettoyages de la propriété soient homogènes. Lorsque des propriétaires ont des exigences spéciales à soumettre à MetroButler, il leur suffit d’inclure ces tâches dans leurs listes de tâches.

Preuves relatives à un dégât dans une propriété

Aujourd’hui, des majordomes effectuent une vérification sur place, documentée par des photos, au sein de chaque propriété avant et près le séjour de chaque voyageur. Ces photos ont été déterminantes pour effectuer des réclamations d’assurance avec succès.

MetroButler a remarqué une augmentation des dégâts dans les propriétés pendant les vacances, dont deux téléviseurs cassés dans un appartement spécifique. Grâce aux photos, il lui a été possible de prouver efficacement aux compagnies d’assurance que les articles étaient en bon état avant le séjour d’un voyageur (et cassés après le séjour de ce voyageur). Le fait d’avoir ces données historiques à portée de main l’a aussi aidée à anticiper les problèmes saisonniers.

Planification de tâches supplémentaires

Pour certaines propriétés gérées, les majordomes prennent également des photos de l’endroit où ils laissent les clés afin que MetroButler puisse transmettre cette information au prochain voyageur. Pour tout problème inattendu arrivant pendant le séjour, comme par exemple une chasse d’eau se détachant, MetroButler peut simplement envoyer un message aux majordomes via l’application pour prévoir la réalisation de telles tâches.

Moins de temps passé à suivre les prestations

En tant que l’un des premiers adoptants de Properly, MetroButler a profité des avantages liés au fait de travailler avec l’équipe de développement dynamique de Properly. Properly a ajouté de nouvelles fonctionnalités basées sur ses propres retours ainsi que ceux des autres clients, y compris :

• Le calendrier filtre par propriété pour vérifier quelles prestations de nettoyage sont en attente, en cours, annulées, et terminées
• Copie de listes de tâches pour rapidement copier/coller une liste de tâches sur une nouvelle propriété
• Messages de rappel automatiques adressés aux majordomes avec l’heure de début et le lieu de la prestation
• Géolocalisation des H/F de ménage

Grâce à la fonction de localisation, MetroButler peut confirmer qu’un majordome se trouve sur place, pour ses prestations. L’application mobile de Properly pointe également les majordomes au début et à la fin pour un suivi précis du temps. L’équipe d’exploitation de MetroButler n’a pas à se soucier d’estimations approximatives des heures consacrées au nettoyage ; elle peut vérifier le temps nécessaire au nettoyage de chaque appartement.

Résultats

Grâce à l’utilisation de Properly, MetroButler a réduit de manière significative le temps passé à communiquer au sujet des statuts des prestations et de la disponibilité des H/F de ménage. Le fait de libérer ses journées, à l’écart de sa boîte e-mail, l’a aidée à multiplier le nombre de propriétés qu’elle gère par plus de cinq.

Multiplication par
5des Propriétés Gérées

Depuis son partenariat avec Properly, MetroButler s’est également étendue à d’autres quartiers de New York, dont le Queens et Brooklyn. Elle a aussi ajouté Las Vegas, Nashville, et les Hamptons à son portefeuille de locations. Comme MetroButler prend davantage d’ampleur, Properly continuera à ajouter de nouvelles fonctionnalités pour rendre sa gestion des prestataires plus facile.[:it]

Sfide

Gestione degli appaltatori inefficiente

“Lo stato degli incarichi era solo nelle nostre teste”afferma Justin Maes, Operations Strategy & Finance Manager di MetroButler.

Da principio, MetroButler inviava le richieste di incarichi di pulizia usando una combinazione di vari metodi di comunicazione. Un misto di inviti via email, SMS e Google Calendar creava colli di bottiglia e faceva perdere troppo tempo ed energia nella programmazione, nella conferma della disponibilità e nella verifica dello stato degli incarichi.

Dopo aver esaminato varie app di programmazione, l’azienda ha deciso di aver bisogno di qualcosa di specifico pensato per le pulizie e la gestione degli affitti a breve termine. MetroButler ha scoperto che Properly era l’unica soluzione specifica per il settore.

Software adattabile al loro modello di business

A causa della diversificata offerta di servizi di MetroButler, l’azienda aveva inoltre bisogno di un software che fosse personalizzabile perché ciascun collaboratore domestico, oltre a pulire, fornisce anche servizi completi di concierge che possono comprendere:

• Offrire un benvenuto personalizzato e una procedura dettagliata per gli ospiti
• Gestire richieste speciali
• Assicurare che non si verifichi nessun problema nelle case durante il soggiorno degli ospiti

“Le persone di Properly ci sono piaciute, erano molto disponibili ed entusiaste di sentire idee sulle funzioni che si potevano aggiungere. Non abbiamo incontrato nessuno tanto ricettivo nell’aiutarci a espandere il nostro prodotto” ha detto Justin.

Documentare i danni agli immobili

La gestione degli affitti nella Città che non dorme mai spesso deve fare i conti con ospiti troppo entusiasti che causano danni agli immobili. MetroButler aveva bisogno di un modo per provare con chiarezza il problema verificatosi durante il soggiorno di un determinato ospite per la compilazione delle richieste dei rimborsi assicurativi e per prendersi cura dei beni immobili dei propri clienti. Per le procedure di richiesta dei rimborsi assicurativi, la possibilità di acquisire e memorizzare foto era assolutamente fondamentale.

Soluzioni

Entro 24 ore dall’attivazione dell’account di Properly, è stato possibile inviare incarichi di pulizia. Invece di dover scrivere ripetitivamente email a persone diverse per controllare la loro disponibilità, i responsabili di MetroButler possono inviare gli incarichi e i collaboratori domestici li accettano usando l’app mobile di Properly.

Le foto degli annunci su Airbnb vengono automaticamente propagate su Properly, facendo così risparmiare il tempo necessario per ricaricare le foto. Con le foto estratte dagli annunci di Airbnb è possibile creare checklist inserendo pin dei compiti sulle foto degli interni. I collaboratori domestici possono usare le istruzioni visive come un chiaro punto di riferimento per assicurare la presentazione e le pulizie dell’immobile abbiano un livello costante. Quando i proprietari dell’immobile desiderano che MetroButler si occupi per loro di qualcosa di particolare, basta che inseriscano tali compiti nelle loro checklist.

Provare i danni agli immobili

Oggi, i collaboratori domestici eseguono una procedura dettagliata documenta da foto per ciascun immobile, prima e dopo il soggiorno di ogni ospite. Queste foto sono state essenziali per inoltrare con successo richieste di danni alle assicurazioni.

MetroButler ha notato un incremento dei danni agli immobili nei periodi di vacanza, comprese due televisori rotti nello stesso appartamento. Grazie alle foto, possono fornire efficacemente alle compagnie assicurative una prova che gli oggetti erano in buone condizioni prima del soggiorno di un determinato ospite (e rotte dopo la sua partenza). Avere a portata di mano lo storico di questi dati si è dimostrato inoltre utile per prevedere i problemi stagionali.

Programmare compiti aggiuntivi

Nel caso di determinati immobili gestiti, i collaboratori domestici scattano anche foto del posto dove lasciano le chiavi affinché MetroButler possa passare tale informazione all’ospite successivo. Per eventuali problemi imprevisti che si verifichino durante il soggiorno, come lo scarico di un WC che si rompe, basta che MetroButler invii in messaggio ai collaboratori domestici attraverso l’app per gestire efficacemente tali interventi.

Spendere meno tempo per monitorare gli incarichi

In qualità di uno tra i primi utenti di Properly, MetroButler ha goduto dei vantaggi di lavorare con l’agile team di sviluppo di Properly. Properly ha aggiunto nuove funzioni in base al loro feedback e a quello di altri clienti, quali:

• Filtri del calendario per immobile per controllare quali incarichi di pulizia sono in sospeso, in corso, annullati e terminati
• Duplicazione delle checklist per copiare/incollare velocemente una checklist per un nuovo immobile
• Messaggi di promemoria automatici ai collaboratori domestici con ora di inizio e luogo dell’incarico
• Monitoraggio della posizione degli addetti alle pulizie

Grazie alla funzione di localizzazione, MetroButler può confermare che un collaboratore domestico si trova sul posto per il suo incarico. L’app mobile di Properly inoltre registra i tempi di ingresso e di uscita dei collaboratori domestici per un monitoraggio preciso dei tempi lavorati. Il team operativo di MetroButler non deve preoccuparsi di stimare a occhio le ore necessarie per le pulizie, ma ha a disposizione una verifica del tempo necessario per pulire ciascun appartamento.

Risultati

Usando Properly, MetroButler ha tagliato significativamente la quantità di tempo sprecato per comunicare lo stato degli incarichi e la disponibilità degli addetti alle pulizie. Dedicando meno tempo ai messaggio nella sua posta elettronica, ha aiutato l’azienda a incrementare il numero di immobili che gestisce di ben cinque volte.

Aumento di
5 volte
degli immobili gestiti

Da quando collabora con Properly, MetroButler si è inoltre espansa in altri quartieri di New York, tra cui il Queens e Brooklyn. Ha inserito Las Vegas, Nashville e gli Hamptons al propri portafoglio di immobili in affitto. Con l’ulteriore crescita delle attività di MetroButler, Properly continuerà ad aggiungere nuove funzione per rendere più semplice la gestione dei suoi collaboratori esterni.[:es]

Desafíos

Gestión ineficiente de contratistas

El estado de los trabajos estaba solamente en nuestras cabezas”,afirmó Justin Maes, Gerente de Estrategia de Operaciones y Finanzas en MetroButler.

Al principio, Metrobutler enviaba trabajos de limpieza usando una combinación de comunicación. Una mezcla de correos electrónicos, mensajes de texto, e invitaciones de Google Calendar, llevó a cuellos de botella y a invertir demasiado tiempo y energía en programar, evaluar la disponibilidad, y revisar el estado de los trabajos.

Después de revisar varias aplicaciones de programación, ellos decidieron que necesitaban algo específico para la gestión y limpieza de alquileres a corto plazo. MetroButler descubrió que Properly era la única solución específica para la industria.

Software adaptable al modelo de negocios de ellos

Debido a la diversidad del menú de servicios de MetroButler, ellos necesitaban un software que fuera adaptable, dado que cada mayordomo no solo limpia sino que puede también proporcionar un apoyo completo como encargado que puede incluir:

• Ofrecer una bienvenida personal y recorrido a los huéspedes
• Manejar solicitudes especiales
• Asegurar que no surjan problemas domésticos durante la estadía del huésped

“Encontramos que nos gustaba la gente de Properly, y ellos eran muy abiertos y entusiastas de escuchar ideas sobre cuáles características podían ser añadidas. No encontramos a nadie más tan receptivo a ayudar a ampliar su producto”, dijo Justin.

Documentar daños a la propiedad

Gestionar propiedades en alquiler en la ciudad que nunca duerme, a veces lleva a clientes excesivamente entusiastas que causan daños a la propiedad. MetroButler necesitaba una manera de probar claramente que el problema ocurrió durante la estadía de un cliente específico, cuando llenaban el reclamo al seguro y se ocupaban de los activos del cliente. Los procesos de reclamo hicieron que la capacidad de capturar y almacenar imágenes fuera fundamental.

Soluciones

Dentro de las 24 horas de haber activado su cuenta en Properly, ellos pudieron enviar trabajos de limpieza. En lugar de necesitar enviar tediosamente correos electrónicos a muchas personas para constatar su disponibilidad, los gerentes de MetroButler pueden enviar los trabajos y los mayordomos los reclaman usando la aplicación móvil de Properly.

Las fotos de las listas de Airbnb propagadas automáticamente en Properly, les ahorran el tiempo de volver a cargar las fotos. Con las fotos sacadas de las listas de Airbnb, ellos pueden crear listas de tareas al agregar chinchetas de tareas sobre las fotos de interiores. Y los mayordomos pueden usar las instrucciones visuales como un punto de referencia claro para asegurar que la presentación y la limpieza de la propiedad sean consistentes. Cuando los propietarios del lugar tienen cosas especiales que quieren que el mayordomo cuide, simplemente incluyen esas tareas en sus listas de tareas.

Presentar pruebas de los daños

Hoy, los mayordomos hacen un recorrido, documentado con fotos, de cada propiedad antes y después de la estadía de cada huésped. Estas fotos han sido cruciales para hacer reclamos exitosos a los seguros.

MetroButler notó un incremento de los daños a propiedades alrededor de las fiestas de fin de año, incluyendo dos televisores rotos en un apartamento específico. Gracias a las fotos, ellos pudieron proporcionar eficientemente pruebas de que los artículos estaban en buenas condiciones antes de la estadía del huésped (y rotos después de la estadía del huésped), a las compañías seguro. Tener estos datos históricos a la mano, también los ha ayudado a anticipar los problemas estacionales.

Programar tareas adicionales

Con ciertas propiedades gestionadas, los mayordomos también toman fotos de dónde dejan las llaves para que MetroButler pueda transmitir la información al próximo huésped. Para cualquier problema inesperado que pueda surgir durante su estadía, como una cadena de inodoro salida, MetroButler puede simplemente enviar un mensaje al mayordomo a través de la aplicación, para que haga los arreglos para manejar tales tareas.

Invertir menos tiempo en monitorizar los trabajos

Habiendo sido uno de los primeros en adoptar Properly, MetroButler ha disfrutado los beneficios de trabajar con el ágil equipo de desarrollo de Properly. Properly añadió nuevas características basadas en la retroalimentación de ellos y de otros clientes, incluso:

• Filtros del calendario por propiedad, para revisar cuáles trabajos de limpieza están pendientes, en ejecución, cancelados y finalizados
• Duplicar las listas de tareas para copiar/pegar rápidamente una lista de tareas en una nueva propiedad.
• Mensajes recordatorios automáticos a los mayordomos, con hora de inicio y ubicación del trabajo
• Monitorización de la ubicación del operario de limpieza

Usando la característica de ubicación, MetroButler puede confirmar que un mayordomo está en la ubicación para sus trabajos. La aplicación móvil de Properly también bloquea y desbloquea a los mayordomos para un seguimiento preciso del tiempo. El equipo de operaciones de MetroButler no se preocupa por hacer cálculos aproximados de las horas invertidas en limpieza; ellos tienen la verificación del tiempo necesario para limpiar cada apartamento.

Resultados

Usando Properly, MetroButler ha reducido significativamente la cantidad de tiempo invertido en comunicar el estado de los trabajos y la disponibilidad de los operarios de limpieza. Liberar sus días de estar en la bandeja de entrada del correo electrónico, los ha ayudado a quintuplicar el número de propiedades que gestionan.

Incremento de 5X
en las
propiedades gestionadas

Desde que se alió con Properly, MetroButler también ha se ha expandido a más distritos de Nueva York, incluyendo Queens y Brooklyn. También han añadido a Las Vegas, Nashville y los Hamptons a su portafolios de alquileres. A medida que MetroButler aumente más su negocio, Properly seguirá añadiendo nuevas características para facilitar la gestión de sus contratistas.[:]