Checklists boost efficiency, productivity, and skill. Not to mention, they save lives! According to a study by leading journalist, medic, and author of The Checklist Manifesto, Atul Gawande, the number of health complications in hospitals significantly decreased when workers used checklists during procedures. When surgeons used checklists in the operating room, patient deaths dropped by 40%.

Checklists are helpful for everyone, but Properly is a checklist app designed to help hosts and homeowners manage turnovers more efficiently and track every detail with ease and accuracy from anywhere in the world.

When using Properly to send visual checklists to cleaners, hosts can communicate their exact hospitality needs better than before. The app also lets hosts see their cleaner’s finished work and track the progress of the job in real time.

To make a checklist that’s optimally effective you first need to know what the goal of the checklist is. Checklists can serve three purposes:

1. To Remind: When you have the same housekeeper for every turnover, you can assume they know what needs to be done and how to do it. However, as we mentioned above, even surgeons need reminding, so a checklist will help remind housekeepers of tasks big and small. A checklist that would work for this type of housekeeper should include your listing photos (or photos of each room if you did not connect to a listing platform) to offer visual reference of your particular staging setup.
2. To Explain: Hiring a housekeeper who is familiar with hospitality cleanings and already knows the special tasks to consider before guest check-ins is always a relief. Still, this person needs to find their way around your house quickly. With Properly checklists you can show and explain necessary information like Where to find supplies; How to open locked supply closets; How and where to dispose of certain things; What you preferred staging setup looks like, and so on. By putting these tasks into your checklist you’re enabling any housekeeper to get started right away without waiting for a physical walkthrough or having to text you to get the info they need.
3. To Teach: Not everyone is lucky enough to have a dedicated turnover assistant or the same housekeeper to clean before and after guests. Because of instant bookings, inconsistent scheduling, and of course human availability, many of us have to hire on-demand cleaners to prepare our places before the next guests check in. In these cases, the cleaners are usually unaware of the intricate differences between hospitality cleans and residential cleans.

A residential cleaning does not require a cleaner throw out open foods in the refrigerator.

That’s where a Properly checklist lets you teach these tasks in an efficient and easily digestible way. For example, a residential cleaning does not require a cleaner throw out open foods in the refrigerator. Wouldn’t you be annoyed if your cleaner threw away those delicious chicken leftovers? But a hospitality cleaning requires it. Your guest will definitely write a negative review if they find chicken leftovers sitting in your fridge.

Refilling all soaps, toiletries, and breakfast bar essentials are also tasks that you can teach a cleaner to do using Properly. Not only are you ensuring your home is prepared the perfect way for guests, you’re also teaching someone how to perform a hospitality turnover and empowering them to learn new skills.

Why Visual Checklists?

Visual checklists, i.e. checklists with photos, are even more powerful than their traditional paper counterparts. They give context and clarity to whomever is performing the cleaning and staging tasks without unnecessary explanation. In many cases, cleaners work by themselves and have busy schedules. They need to get the job done in as little time as possible to get to the next job. Visual checklists give your cleaner ultimate clarity of your expectations and saves them precious time.

https://www.youtube.com/watch?v=RLWqxEra7MM

Visual checklists also increase the likelihood of getting a great review from you. Cleaners know how to clean, but it’s the combination of cleaning and staging a home for guests that makes a hospitality cleaning different from a residential cleaning. A cleaner who didn’t receive the right instructions (or any) from a host risks getting a bad review which is bad for business.

Using the Properly app to send turnover checklists also saves you, the owner or manager, time in the end as well. Assuming you’re a frequent host, you’ve already come up with a process of cleaning and staging your home before guest check-ins. These tasks probably sound familiar:

Check the shower doors for water streaks; Check and DOUBLE check the pillows for hair; Vacuum the hardwood instead of just sweeping it.

And so on, but finding different ways to tell the cleaner and then taking the time to check and make sure they completed everything to your standard takes a lot of time. Properly’s “Ask for a Photo” feature lets you set any task to require a photo from your cleaner. That way, you could be in Canada with your family and know your home in Australia is prepared perfectly for the next guests.

What to Put in an Effective Turnover Checklist (and what to leave out)

So, how should you organize checklists for maximum effectiveness?

Based on your audience (the cleaner or housekeeper) decide whether you need to provide a walkthrough. If they’ve never been to your place before or it has been a long time in between cleans, give them an idea of the layout and where to find what they’ll need. You can even add picture of the front door to make sure they know exactly which listing it is.

Tasks that take a long time

Then add pictures of the turnover tasks that take longer. Often a turnover requires doing the laundry which is time-consuming. Since cleaners don’t assume they’ll be doing laundry unless explicitly told, it’s great to put tasks like those toward the beginning of the checklist:

• What linens need to be stripped, washed, and replaced
• Which setting the washing machine should go on
• Instructions to wash the dishes
• Providing a visual reference for which setting to put your dishwasher on (provided you have one)

https://www.youtube.com/watch?v=NdGhG5R5NKY

Specialty cleaning tasks & supplies

Limit the number of general cleaning tasks — sweeping, mopping, wiping — you put in your checklist because you can assume a cleaner or housekeeper will know those without saying. The cleaning tasks you should put into a checklist are the non obvious ones unique to your property, or things you want to highlight because they often get missed in a cleaning:

• Vacuum the suede headboard in the master room
• Iron the top of the sheets
• Empty the refrigerator
• Clear out the coffee grounds from the machine
• Check the inside of the oven for crumbs
• Dust the top of the paintings
• Dust the ceiling fan
• Water the plants
• Sweep the patio
• Empty any ashtrays

https://www.youtube.com/watch?v=z9mF9Xt4QHo

You can also add pictures of your specialty cleaning detergents like stainless steel liquid, microfiber cloths for appliances, or special wax for a wood table as special notes within the pins you add to photos. One of the biggest difficulties cleaners face when working for clients who are not onsite is knowing what the client expects of them. If you have very particular products you want used in your home, put them in your checklist as it takes the guesswork out your cleaner’s job.

Hospitality touches

Finally you should add hospitality tasks, the small but impactful touches that make you the Superhost you are, to the list that you’ll want the cleaner to check out at the end of the clean.

• Set out a bottle of wine and a welcome card
• Put a bottle of champagne in the refrigerator
• Pick flowers from the yard and arrange them so
• Arrange breakfast foods and snacks
• Check that all the light bulbs work
• Arrange the guidebooks, brochures, and house manual
• Set the thermostat to a particular temperature
• Turn on/off the lights for guests
• Put the keys back in the lockbox / Lock the door

Le checklist migliorano l’efficienza, la produttività e la capacità. Per non parlare del fatto che salvano letteralmente delle vite! Infatti, secondo uno studio condotto dal giornalista, medico e autore di The Checklist Manifesto Atul Gawande, il numero di complicazioni per la salute negli ospedali è significativamente diminuito da quando i lavoratori utilizzano checklist nelle procedure. Da quando i chirurghi hanno cominciato ad adottare le checklist nelle sale operatorie, i decessi dei pazienti si sono ridotti del 40%.

Le checklist sono utili per chiunque, ma Properly è un’app di checklist progettata per aiutare host e proprietari di case a gestire i cambi di ospiti in maniera più efficiente, monitorando ogni dettagli con facilità e precisione, ovunque si trovino nel mondo.

Usando Properly per inviare checklist visive agli addetti alle pulizie, gli host possono comunicare le proprie esatte esigenze per l’ospitalità meglio di quanto non abbiano mai fatto prima. L’app inoltre permette agli host di sapere quando l’addetto ha terminato il lavoro e di monitorare l’avanzamento dell’incarico in tempo reale.
Per creare una checklist efficace in modo ottimale, prima si deve sapere qual è il suo obiettivo. Le checklist possono servire per tre scopi:

1. Per ricordare: quando si usa lo stesso addetto alle pulizie per ogni cambio di ospiti, si può presumere che sappia già ciò che deve fare e in che modo farlo. Tuttavia, come abbiamo accennato sopra, persino ai chirurghi servono dei promemoria, quindi una checklist sarà utile per ricordare agli addetti alle pulizie compiti piccoli e grandi. Una checklist adatta per questo genere di collaboratore domestico dovrà contenere le foto dell’annuncio del tuo immobile (oppure le foto di ciascuna stanza se non hai optato per connettere una piattaforma di annunci) per fornire un riferimento visivo della particolare disposizione degli ambienti.
2. Per spiegare: assumere un addetto alle pulizie già pratico dei requisiti del settore dell’ospitalità che conosce già i compiti specifici da eseguire prima del check in degli ospiti è sempre un grande sollievo. Comunque, anche questa persona avrà bisogno di riuscire a muoversi nella tua casa velocemente. Con le checklist di Properly puoi mostrare e spiegare tutte le informazioni necessarie quali Dove trovare le varie scorte e dotazioni; Come aprire i ripostigli chiusi; Come e dove smaltire determinate cose; Come desideri che siano disposti gli interni della tua casa, e così via. Mettendo questi compiti nella tua checklist, permetterai a qualunque addetto alle pulizie di cominciare immediatamente, senza doverlo guidare fisicamente nella visita dell’immobile o doverti scrivere un messaggio per trovare ciò che gli serve.
3. Per istruire: non tutti sono così fortunati da avere a disposizione un assistente dedicato per i cambi degli ospiti o lo stesso addetto alle pulizie prima e dopo ciascun gruppo di ospiti. A causa delle prenotazioni istantanee, di errori di pianificazione, e naturalmente dei limiti di disponibilità delle persone, molti di noi sono costretti ad assumere addetti occasionali per la preparazione delle case appena prima dell’arrivo degli ospiti successivi. In questi casi, gli addetti alle pulizie spesso non sono a conoscenza delle sottili differenze tra le pulizie per l’ospitalità e le normali pulizie domestiche.

Le pulizie di un immobile residenziale non prevedono di dover buttare il cibo lasciato nel frigo.

È qui che le checklist di Properly ti consentono di insegnare queste attività in modo efficace e comprensibile. Per esempio, la pulizia di un immobile residenziale non prevede l’addetto debba buttare il cibo lasciato nel frigo. Non ti darebbe fastidio se il tuo collaboratore domestico buttasse via gli ottimi avanzi della cena di ieri, che hai gelosamente tenuto da parte per il pranzo? Invece, in una pulizia per l’ospitalità è necessario farlo. I tuoi ospiti scriverebbero sicuramente una recensione negativa se trovassero degli avanzi di cibo ad attenderli nel frigo.

Anche ricaricare i dispenser dei saponi, rifornire gli articoli da toilette e quelli per la colazione sono compiti che puoi insegnare a un addetto alle pulizie utilizzando Properly. Oltre ad assicurare che la tua casa sia preparata in modo perfetto per gli ospiti, stai insegnando a qualcuno come eseguire un cambio di ospiti correttamente, permettendogli così di acquisire nuove capacità professionali.

Perché le checklist visive?

Le checklist visive, ovvero che contengono foto, sono ancora più efficaci delle tradizionali versioni cartacee. Forniscono un contesto e istruzioni chiare a chiunque debba eseguire la pulizia e la preparazione degli ambienti, evitando ogni spiegazione non inessenziale. In molti casi, gli addetti hanno altri lavori da svolgere per proprio conto e sono molto impegnati. Devono riuscire a terminare l’incarico nel minor tempo possibile per passare a quello seguente. Le checklist visive assicurano la massima chiarezza delle tue esigenze e permettono di risparmiare tempo prezioso.

https://www.youtube.com/watch?v=RLWqxEra7MM
Le checklist visive inoltre migliorano le loro probabilità di ricevere ottimi recensioni da parte tua. Gli addetti sanno come pulire, ma è l’unione della pulizia con la disposizione degli ambienti di una casa per gli ospiti che rendono le pulizie per l’ospitalità diverse dalle normali pulizie domestiche. Un addetto alle pulizie che non riceve le istruzioni giuste (o non ne riceve affatto) dall’host rischia di ricevere una brutta recensione che in seguito lo danneggerebbe.
Usare l’app di Properly per inviare le checklist dei cambi degli ospiti alla fine fa risparmiare tempo anche a te, in qualità di proprietario o gestore dell’immobile. Supponendo che tu affitti di frequente, sicuramente avrai già una procedura per le pulizie e la disposizione della tua casa prima del check in degli ospiti. Questi compiti, quindi, ti suoneranno probabilmente familiari:

Controlla eventuali strisce lasciate dall’acqua sulla cabina della doccia; Controlla e RICONTROLLA la presenza di capelli sui cuscini; Pulisci i parquet con l’aspirapolvere invece di spazzarli.

E così di seguito, ma trovare modi diversi di spiegarlo all’addetto alle pulizie e quindi controllare che abbia fatto tutto secondo le tue regole, eventualmente modificando quello che non va, richiede un sacco di tempo. La funzione “Chiedi una foto” di Properly ti permette di richiedere al tuo addetto di scattare una foto di qualunque compito eseguito. In questo modo, potresti trovarti in vacanza in Canada con la tua famiglia ed essere comunque sicuro che la tua casa in Australia sia preparata alla perfezione per i prossimo ospiti.

Cosa mettere in una checklist per i cambi degli ospiti efficace (e cosa non mettere)

Quindi, come devono essere organizzate le checklist per la massima efficacia?

A seconda della persona a cui sono rivolte (l’addetto alle pulizie o il collaboratore domestico) devi decidere se è necessario fornire istruzioni dettagliate. Se non è mai stata in casa tua o se è passato molto tempo dall’ultima pulizia, dagli un’idea della pianta della casa e indicagli dove trovare ciò che gli serve. Puoi anche aggiungere una foto della porta di ingresso, in maniera che riesca a individuare facilmente la casa.

Compiti che richiedono molto tempo

Quindi aggiungi le foto dei compiti del cambio che richiedono più tempo. Spesso un cambio prevede di fare il bucato e ci vuole tempo. Dato che alcuni addetti possono non prevedere di doverlo fare, è utile inserire compiti di questo genere verso l’inizio della checklist:

• Quali lenzuola devono essere tolte, lavate e sostituite
• Il programma della lavatrice da usare
• Istruzioni per lavare i piatti
• Fornire un riferimento visivo del programma della lavastoviglie (ove presente)

https://www.youtube.com/watch?v=NdGhG5R5NKY

Compiti di pulizia specifici e dotazioni

Limita il numero dei compiti di pulizia generali, come spazzare, passare lavare i pavimenti, i vetri e le superfici, che inserisci nella tua checklist perché puoi presumere che un addetto alle pulizie o un collaboratore domestica li eseguiranno senza bisogno di dirglielo. I compiti di pulizia che devono essere inseriti in una checklist sono quelli non ovvi ed esclusivi per il tuo immobile, oppure cose che è meglio sottolineare perché spesso vengono trascurate durante la pulizia:

• Passare l’aspirapolvere sulla testata del letto in pelle scamosciata nella camera padronale
• Stirare la parte superiore delle lenzuola
• Svuotare il frigorifero
• Pulire i fondi di caffè dalla macchina
• Controllare eventuali briciole nel forno
• Spolverare la parte superiore di quadri
• Spolverare i ventilatori a soffitto
• Innaffiare le piante
• Spazzare la veranda
• Pulire i posacenere

https://www.youtube.com/watch?v=z9mF9Xt4QHo

Puoi anche aggiungere delle foto dei tuoi detergenti specifici come il liquido per l’acciaio inox, la cera per un tavolo di legno o ancora i panni in microfibra come note speciali con i pin che inserisci sulle foto. Una delle maggiori difficoltà per gli addetti alle pulizie quando lavorano per clienti che non si trovano sul posto è capire cosa si richiede loro. Se hai prodotti molto specifici che desideri siano usati in casa tua, mettili nella checklist per facilitare il compito del tuo addetto.

Tocchi di ospitalità

Infine dovresti inserire i tuoi tocchi di ospitalità, quei piccoli ma efficaci dettagli che ti rendono il Superhost che sei, nell’elenco dei compiti che desideri che l’addetto esegua al termine della pulizia.

• Preparare una bottiglia di vino e un biglietto di benvenuto
• Mettere una bottiglia di champagne in frigo
• Cogliere dei fiori in giardino e disporli nei vasi in casa
• Organizzare cibi e snack per la colazione
• Controllare che tutte le lampadine funzionino
• Organizzare guide turistiche, brochure e il manuale della casa
• Impostare il termostato su una determinata temperatura
• Accendere/spegnere le luci per l’arrivo degli ospiti
• Mettere le chiavi nell’apposita cassetta di sicurezza/Chiudere la porta

Les listes de tâches boostent l’efficacité, la productivité et les compétences. Sans oublier qu’elles sauvent des vies ! Selon une étude par l’éminent journaliste, infirmier et auteur de The Checklist Manifesto, Atul Gawande, le nombre de complications de santé dans les hôpitaux diminue de manière significative quand les travailleurs utilisent des listes de tâches au cours des procédures. Lorsque des chirurgiens utilisent des listes de tâches en salle d’opération, la mortalité des patients baisse de 40 %.

Les listes de tâches sont utiles pour tout le monde, mais Properly est une appli de listes de tâches conçue pour aider les hôtes et propriétaires de logements à gérer les rotations plus efficacement et à suivre chaque détail avec facilité et précision, depuis n’importe où dans le monde.

En utilisant Properly pour envoyer des listes de tâches visuelles aux H/F de ménage, les hôtes peuvent mieux communiquer leurs besoins exacts en matière d’hôtellerie qu’auparavant. L’appli permet aussi aux hôtes de voir le travail accompli par leur H/F de ménage et de suivre la progression de la prestation en temps réel.

Pour créer une liste de tâches à l’efficacité optimale, vous devez d’abord connaître l’objectif de la liste de tâches. Les listes de tâches peuvent servir à trois choses :

1. Rappeler : Lorsque vous avez le/la même H/F de ménage pour chaque rotation, vous pouvez supposer qu’il/elle connaît ce qui doit être fait et la manière de procéder. Cependant, comme mentionné ci-dessus, même les chirurgiens ont besoin de rappels, alors une liste de tâches aidera à rappeler aux H/F de ménage les petits et grands détails relatifs aux tâches. Une liste de tâches adaptée à ce type d’H/F de ménage devrait aussi inclure vos photos d’annonce (ou photos de chaque pièce si vous ne vous êtes pas connecté(e) à une plateforme d’annonces) pour fournir une référence visuelle de la configuration particulière de votre mise en scène.
2. Expliquer : Embaucher un(e) H/F de ménage familier(-ière) avec les nettoyages d’hôtellerie et connaissant déjà les tâches spéciales à considérer avant l’arrivée des voyageurs est toujours un soulagement. Cette personne a quand même besoin de trouver son chemin dans votre maison rapidement. Avec les listes de tâches Properly, vous pouvez montrer et expliquer les informations nécessaires, comme par exemple Où trouver les fournitures ; Comment ouvrir les placards à fournitures verrouillés ; Comment et où jeter certaines choses ; À quoi ressemble votre configuration de mise en scène préférée, etc. En mettant ces tâches dans votre liste de tâches, vous permettez à tout H/F de ménage de commencer immédiatement, sans devoir attendre une visite en personne ou vous envoyer un message pour obtenir l’info dont il/elle a besoin.
3. Enseigner : Tout le monde n’a pas la chance d’avoir un assistant de rotation dévoué ou le/la même H/F de ménage pour nettoyer avant l’arrivée et après le départ des voyageurs. À cause des réservations instantanées, des planifications incohérentes, et évidemment de la disponibilité humaine, beaucoup d’entre nous doivent embaucher des H/F de ménage sur demande pour préparer nos logements avant l’arrivée des prochains voyageurs. Dans ces cas-là, les H/F de ménage ne sont généralement pas conscients des différences complexes entre des nettoyages d’hôtellerie et des nettoyages à domicile.

Un nettoyage à domicile ne nécessite pas qu’un(e) H/F de ménage débarrasse le réfrigérateur des restes alimentaires.

C’est là qu’une liste de tâches Properly entre en jeu pour vous laisser enseigner ces tâches de manière efficace et facile à assimiler. Par exemple, un nettoyage à domicile ne nécessite pas qu’un(e) H/F de ménage débarrasse le réfrigérateur des restes alimentaires. Ne seriez-vous pas ennuyé(e) si votre H/F de ménage jetait ces délicieux restes de poulet ? Mais cela est nécessaire pour un nettoyage d’hôtellerie. Votre voyageur rédigera assurément un mauvais commentaire s’il trouve des restes de poulet dans votre réfrigérateur.

Le réapprovisionnement en savons, produits de toilette et éléments essentiels du coin petit-déjeuner est aussi une tâche que vous pouvez enseigner à un(e) H/F de ménage grâce à Properly. Non seulement vous veillez à ce que votre logement soit préparé de manière parfaite pour les voyageurs, mais vous enseignez aussi à quelqu’un comment effectuer une rotation d’hôtellerie et lui permettez d’apprendre de nouvelles compétences.

Pourquoi des listes de tâches visuelles ?

Des listes de tâches visuelles, c’est-à-dire avec des photos, sont encore plus puissantes que leurs équivalents traditionnels sur papier. Elles apportent un contexte et de la clarté à quiconque effectue le nettoyage et les tâches de mise en scène, sans explications inutiles. Dans de nombreux cas, les H/F de ménage travaillent de manière autonome et ont des emplois du temps chargés. Ils ont besoin de terminer la prestation aussi rapidement que possible pour passer à la suivante. Les listes de tâches visuelles apportent à votre H/F de ménage une clarté optimale concernant vos attentes et lui font gagner du temps précieux.

https://www.youtube.com/watch?v=RLWqxEra7MM

Les listes de tâches visuelles augmentent aussi la probabilité d’obtenir d’excellents commentaires. Les H/F de ménage savent comment nettoyer, mais c’est la combinaison du nettoyage et de la mise en scène du logement pour les voyageurs qui rend un nettoyage d’hôtellerie différent d’un nettoyage à domicile. Un(e) H/F de ménage qui n’a pas reçu les bonnes instructions (ou pas d’instructions du tout) de la part d’un hôte risque d’obtenir un commentaire négatif, ce qui est mauvais pour les affaires.

L’utilisation de Properly pour envoyer des listes de tâches de rotations fait au final aussi gagner du temps à vous-même, au propriétaire ou au gestionnaire. Supposons que vous soyez un hôte régulier ; vous vous retrouvez déjà avec un processus de nettoyage et de mise en scène de votre logement avant l’arrivée des voyageurs. Ces tâches semblent probablement familières :

Vérifier les portes de douche à la recherche de traces d’eau ; Vérifier et REVÉRIFIER les oreillers à la recherche de cheveux ; Passer l’aspirateur sur le plancher en bois au lieu de seulement le balayer.

Et ainsi de suite ; mais le fait de trouver différentes manières d’expliquer à l’H/F de ménage puis prendre le temps de vérifier et s’assurer que tout a été fait selon vos normes prend beaucoup de temps. La fonctionnalité “Demander une photo” de Properly vous laisse configurer toute tâche pour demander une photo à votre H/F de ménage. De cette manière, vous pourriez être au Canada en famille tout en sachant que votre logement en Australie est parfaitement préparé pour les voyageurs suivants.

Que mettre dans une liste de tâches de rotation efficace (et que laisser de côté)

Alors, comment devriez-vous organiser vos listes de tâches pour une efficacité maximale ?

En fonction de votre public (H/F de ménage), décidez si une visite virtuelle est nécessaire. S’il ne s’est jamais rendu dans votre logement auparavant ou si beaucoup de temps s’est écoulé entre les nettoyages, donnez-lui une idée de la disposition et où trouver ce dont il a besoin. Vous pouvez même ajouter une photo de la porte d’entrée pour veiller à ce qu’il sache de quelle annonce exactement il s’agit.

Tâches qui prennent beaucoup de temps

Puis ajoutez des photos des tâches de rotation qui prennent plus de temps. Souvent, une rotation nécessite de faire la lessive, ce qui prend du temps. Puisque les H/F de ménage présument qu’il ne leur est pas nécessaire de faire la lessive à moins qu’on ne le leur demande, il est utile de mettre des tâches comme celles-là dans le début de la liste de tâches :

• Quels draps ont besoin d’être retirés, lavés et remplacés
• Quels paramètres devraient être utilisés pour le lave-linge
• Instructions pour faire la vaisselle
• Référence visuelle montrant les paramètres à utiliser pour lancer le lave-vaisselle (si vous en avez un)

https://www.youtube.com/watch?v=NdGhG5R5NKY

Tâches & fournitures de nettoyage spécialisées

Limitez le nombre de tâches de nettoyage générales — balayer, passer la serpillière, essuyer — dans votre liste de tâches car vous pouvez présumer qu’un H/F de ménage y pensera d’office. Les tâches de nettoyage que vous devriez mettre dans une liste de tâches sont celles qui ne sont pas évidentes, propres à votre propriété, ou les choses que vous voulez mettre en avant car elles sont souvent oubliées au cours d’un nettoyage :

• Passer l’aspirateur sur la tête de lit en daim dans la chambre principale
• Repasser le dessus des draps
• Vider le réfrigérateur
• Enlever le marc de café de la machine
• Vérifier l’intérieur du four à la recherche de miettes
• Épousseter le sommet des peintures
• Épousseter le ventilateur de plafond
• Arroser les plantes
• Balayer le patio
• Vider les cendriers

https://www.youtube.com/watch?v=z9mF9Xt4QHo

Vous pouvez aussi ajouter des photos de vos détergents de nettoyage spécialisés comme du liquide pour acier inoxydable, des chiffons en microfibre pour les appareils, ou une cire spéciale pour une table en bois en tant que notes spéciales, à l’intérieur des épingles que vous ajoutez aux photos. Une des plus grosses difficultés à laquelle font face les H/F de ménage lorsqu’ils travaillent pour des clients qui ne se trouvent pas sur place est de savoir ce que le client attend d’eux. Si vous avez des produits très particuliers que vous souhaitez utiliser dans votre logement, mettez-les dans votre liste de tâches ; cela éliminera toute supposition lors de la prestation de votre H/F de ménage.

Touches d’hôtellerie

Pour finir, vous devriez ajouter des tâches d’hôtellerie – les tâches minimes mais percutantes qui font de vous le Superhost que vous êtes – à la liste que l’H/F de ménage vérifiera à la fin du nettoyage.

• Mettre en évidence une bouteille de vin et une carte de bienvenue
• Mettre une bouteille de champagne dans le réfrigérateur
• Cueillir des fleurs du jardin et faire un bouquet
• Disposer les aliments pour petit-déjeuner et les collations
• Vérifier que toutes les ampoules fonctionnent
• Disposer les guides, les brochures et le manuel de la maison
• Régler le thermostat à une température particulière
• Allumer/éteindre les lumières pour les voyageurs
• Remettre les clés dans le coffre / Verrouiller la porte

Las listas de tareas estimulan la eficiencia, la productividad y la destreza. Por no hablar de que ¡salvan vidas! Según un estudio del importante periodista, médico y autor de The Checklist Manifesto, Atul Gawande, la cantidad de complicaciones de salud en los hospitales disminuyó significativamente cuando los trabajadores usaron listas de tareas durante los procedimientos. Cuando los cirujanos usaron listas de tareas en el quirófano, los pacientes fallecidos se redujeron en un 40%.

Las listas de tareas son útiles para todos, pero Properly es una aplicación de listas de tareas diseñada para ayudar a los anfitriones y propietarios a administrar los cambios de invitados de manera más eficiente y a monitorizar cada detalle con facilidad y precisión desde cualquier parte del mundo. 

Cuando usan Properly para enviar listas visuales de tareas a los operarios de limpieza, los anfitriones pueden comunicar sus necesidades de hospitalidad exactas, mejor que antes. La aplicación también permite a los anfitriones ver el trabajo terminado de sus operarios de limpieza y monitorizar el avance del trabajo en tiempo real.

Para crear una lista de tareas que sea óptimamente efectiva, primero debes saber cuál es la meta de la lista. Las listas de tareas pueden tener tres propósitos:

1. Recordar: Cuando tienes el mismo limpiador para todos los cambios de invitados, puedes asumir que sabe lo que debe hacerse y cómo hacerlo.  No obstante, como mencionamos antes,  hasta los cirujanos necesitan  recordatorios, entonces, una lista de tareas ayudará a los limpiadores a recordar las tareas grandes y pequeñas. Una lista de tareas que funcionara para este tipo de limpiador debería incluir las fotos de tu anuncio (o fotos de cada habitación, si no te conectaste a una plataforma de anuncios) para ofrecer referencias visuales de la configuración particular de tu montaje.
2. Explicar: Contratar a un limpiador que conoce las limpiezas hoteleras y ya sabe de las tareas especiales a considerar antes del registro de los huéspedes, siempre es un alivio. Aún así, esta persona necesita poder orientarse rápidamente en tu casa. Con las listas de tareas de Properly puedes mostrar y explicar la información necesaria como dónde encontrar los suministros; cómo abrir los armarios de suministros que están bajo llave; cómo y dónde disponer de ciertas cosas; cómo se ve tu montaje preferido, y así sucesivamente. Al poner estas tareas en tu lista, estás haciendo posible que cualquier limpiador comience de inmediato sin esperar por un recorrido físico o tener que enviarte mensajes de texto para conseguir la información.
3. Enseñar: No todos tienen la fortuna de tener un asistente de cambios de invitados dedicado o el mismo limpiador para limpiar antes y después de los huéspedes. A causa de las reservas instantáneas, las programaciones inconsistentes, y por supuesto, la disponibilidad humana, muchos de nosotros tenemos que contratar operarios de limpieza a pedido para preparar nuestras casas antes que los próximos huéspedes se registren. En estos casos, los operarios de limpieza no tienen conocimiento de las intrincadas diferencias  entre la limpieza hotelera y la residencial.

Una limpieza residencial no exige que el limpiador deseche los envases de alimentos abiertos que haya en el refrigerador.

Allí es donde la lista de tareas de Properly te permite enseñar estas tareas de una manera eficiente y fácil de captar. Por ejemplo, una limpieza residencial no exige que el limpiador deseche los envases de alimentos abiertos que haya en el refrigerador. ¿No estarías molesto si tu limpiador desechara esas sobras de un pollo delicioso? Pero en una limpieza hotelera eso es necesario. Tu huésped definitivamente va a escribir una reseña negativa si encuentra sobras de pollo en tu refrigerador.

Reponer todos los jabones, los artículos de higiene personal, y las cosas básicas para desayunar son también tareas que puedes enseñarle a hacer a un operario de limpieza usando Properly. No solo te estás cerciorando de que tu casa esté preparada de una manera perfecta para los huéspedes, también estás enseñando a alguien cómo hacer un cambio de invitados hotelero y lo estás empoderando a aprender nuevas destrezas.

¿Por qué las listas visuales de tareas?

Las listas visuales de tareas, es decir, listas de tareas con fotos, son aún más poderosas que sus contrapartes tradicionales de papel. Le dan contexto y claridad a quien sea que esté llevando a cabo la limpieza y las tareas de montaje, sin explicaciones innecesarias. En muchos casos, los operarios de limpieza trabajan por su cuenta y tienen horarios muy ocupados. Necesitan terminar el trabajo en tan poco tiempo como sea posible, para llegar al siguiente trabajo. Las listas visuales de tareas le dan a tu operario de limpieza la mejor claridad sobre tus expectativas y le ahorra un tiempo valioso.

https://www.youtube.com/watch?v=RLWqxEra7MM

Las listas visuales de tareas también aumentan la probabilidad de recibir una excelente reseña por tu parte. Los operarios de limpieza saben cómo limpiar, pero es la combinación de limpiar y montar una casa para los huéspedes lo que diferencia a la limpieza hotelera de la limpieza residencial. Un operario de limpieza que no reciba las instrucciones correctas (o ninguna) de un anfitrión, se arriesga a una mala reseña, lo cual es malo para el negocio.

El uso de la aplicación de Properly para enviar listas de tareas para los cambios de invitados, al final también te ahorra tiempo como propietario o jefe de propiedad. Suponiendo que seas un anfitrión frecuente, ya habrás creado un proceso de limpieza y montaje de tu casa antes del registro de los huéspedes. Estas tareas probablemente te suenan conocidas:

Limpiar las manchas de agua de las puertas de las duchas; revisar y REVISAR DE NUEVO si hay cabellos en las almohadas y cojines; pasar la aspiradora por el piso en lugar de solo barrerlo.

Etcétera, pero encontrar maneras diferentes de informar al operario de limpieza y después tomar el tiempo de revisar y cerciorarse de que ha terminado todo según tus estándares, requiere de mucho tiempo. La herramienta de Properly  “Pedir una foto” te hace posible configurar cualquier tarea para solicitar una foto de tu limpiador. De esa manera, podrías estar en Canadá con tu familia y saber que tu casa en Australia está perfectamente preparada para los próximos huéspedes.

Qué incluir en una lista efectiva de cambio de invitados (y qué dejar fuera de ella)

Entonces, ¿cómo deberías organizar las listas de tareas para la máxima efectividad?

Basado en tu público (el operario de limpieza o limpiador) decide si necesitas proporcionar un recorrido. Si nunca ha estado en tu casa, o si ha pasado mucho tiempo desde que estuvo allí limpiando, dale una idea del plano y dónde encontrar lo que necesita. Hasta puedes agregar una foto de la puerta de entrada para asegurarte de que sabe exactamente cuál es la casa.

Tareas que toman mucho tiempo

Después agrega fotos de las tareas del cambio de invitados que toman más tiempo. A menudo un cambio de invitados requiere que se lave la lencería, lo cual toma tiempo. Puesto que los operarios de limpieza no suponen que van a lavar a menos que se les diga explícitamente esto, es muy bueno poner tareas como esa hacia el comienzo de la lista de tareas:

• Cuáles sábanas deben ser retiradas de las camas, lavadas y vueltas a poner
• En cuál ciclo debe poner a funcionar la lavadora
• Instrucciones para lavar los platos
• Proporcionar una referencia visual de en cuál ciclo poner el lavavajillas (siempre que tengas uno)

https://www.youtube.com/watch?v=NdGhG5R5NKY

Tareas especiales de limpieza y suministros

Limita la cantidad de tareas generales de limpieza — barrer, trapear, pasar un trapo — que pones en tu lista de tareas, porque puedes asumir que el operario de limpieza o limpiador sabrá esas sin que se lo digan. Las tareas de limpieza que debes incluir en la lista son las menos obvias, las singulares de tu propiedad, o las cosas que quieres destacar porque con frecuencia son pasadas por alto en una limpieza:

• Pasar la aspiradora al cabecero de gamuza de la habitación principal
• Planchar la parte superior de las sábanas
• Vaciar el refrigerador
• Sacar los desechos de café de la máquina
• Revisar si hay migas en el horno
• Desempolvar la parte superior de los cuadros
• Desempolvar el ventilador del techo
• Regar las plantas
• Barrer el patio
• Vaciar los ceniceros

https://www.youtube.com/watch?v=z9mF9Xt4QHo

También puedes añadir fotos de los detergentes limpiadores especiales, como líquido para limpiar acero inoxidable, paños de microfibra para los electrodomésticos, una cera especial para una mesa de madera, como notas especiales dentro de las chinchetas que le agregas a las fotos.  Una de las más grandes dificultades que enfrentan los operarios de limpieza cuando trabajan para clientes que no están presentes en el lugar es saber qué esperan estos de ellos. Si tienes productos muy particulares que quieres que se usen en tu casa, ponlos en tu lista de tareas y así eliminarás las conjeturas  del trabajo del operario de limpieza.

Toques de hospitalidad

Por último, debes añadir a la lista las tareas de hospitalidad, los toques pequeños pero de impacto que te hacen el SuperAnfitrión que eres, que vas a querer que el operario de limpieza marque al final de la limpieza.

• Disponer una botella de vino y una tarjeta de bienvenida
• Poner en el refrigerador una botella de champaña
• Recoger flores del jardín y arreglarlas
• Disponer alimentos para el desayuno y refrigerios
• Revisar que todas las bombillas funcionan
• Ordenar las guías, folletos y manual de la casa
• Colocar el termostato a un temperatura específica
• Encender/apagar las luces para los huéspedes
• Volver a poner las llaves en la caja de seguridad / cerrar la puerta con llave