How to Manage Your Vacation Rental Remotely


Can hosts manage vacation rentals remotely without hiring a property manager?


As seasoned hosts, we know much more goes into renting out rooms than simply offering guests a place to sleep. There are full pre and post-booking operations, different tools to market and price the listing, and special hospitality touches to consider.

When hosting on-site or in the same city, you have (almost) complete control over these things.

But coordinating the turnover, cleaning, and small challenges of access without the safety net of being on-site if anything goes wrong can lead to headaches and gasp, bad reviews. Through years of experience, we’ve acquired tips, tools, and software that make remotely managing a listing possible, and if we’re being bold, simple! In the spirit of home-sharing we’ve provided them for you below.

Check in Before The Check-In

Check-in is your guest’s first impression of both you and your space, regardless of whether they meet you or not.

Begin the discussion online before they arrive. Introduce yourself to explain you won’t be on-site and ask for arrival information (ie. flight numbers or itineraries). If their plane or train is delayed, you’ll know beforehand and can modify your key exchange plans if you have to.

Learning a little about your guests also gives you the opportunity to delight them, even in small ways from afar. That’s what hospitality is all about. If they’re visiting to explore your region’s epic natural wonders, guide them toward the sights off the beaten path that only a local would be privy to. Or let them know they’re more than welcome to peruse the guide you already have sitting in your bookcase.

Use A Foolproof Key Exchange Strategy

You want to have a plan in place that allows for seamless key handoffs and easy access to your home.

If you’re renting out an entire home you should consider installing smartdigital locks that grant access from anywhere in the world.

Smart locks are electronically activated deadbolts installed directly onto the door and controlled through a smartphone. As the master key holder, you create unlimited virtual keys on your mobile device and send them to whomever you have granted entry to your property.

A digital lock is a great key solution for remote hosts because it eliminates the possibility of guests losing physical keys and makes granting access not only possible from anywhere, but also secure and fast. Much like a hotel, a host can also choose the exact window for how long a key is valid, and hosts can give every guest their own key. Consider August, Goji, and KwicksetKevo Plus.

For listings in multi-unit buildings or densely populated urban areas take advantage of third-party services like KeyCafe who partner with local cafes to store keys and hand them off to guests.

Storing keys in a lockbox is also a great option to allow access to the building. A lockbox can also work as a backup plan key exchange plan for guests (10% percent) who do not have smartphones and/or your digital lock fails.

Install More Smart Tech

Another piece of technology that serves remote hosts well is the NestThermostat (and all accompanying Nest products). It lets you to control the temperature settings of your home from your smartphone.

The smart thermostat detects movement and adjusts accordingly, so if no one is in the house for a week it’ll automate a temperature that is cost effective and energy saving that you control through with an app. Other smart thermostats to consider are Ecobee3 and Honeywell.

Utilize Apps for Cleaning and Turnovers

Being off-site makes turnover cleanings the most difficult aspect of remote hosting.

It’s rare to hire the same cleaner for every every turnover especially if you have instant bookings or unpredictable schedules. On-demand services like Handy help with the immediate need of getting someone to clean your listing quickly.

Once you’ve booked the cleaner, though, you have to confirm whether they arrived your property at all. You’re often left wondering whether they could even get into your home and if they’ll be finished in time for the next check in. Fortunately, you’ve already figured out how to grant them remote access (see above).

A tool like Properly is extremely helpful for remotely managing your turnover. It’s a visual checklist app designed for hosts to convey clear instructions to cleaning professionals in between guest stays.

Want the app now? Download Properly right here.

Properly app
Properly app

Instead of writing a wordy email to the cleaner explaining all of the specific hospitality details or special cleaning instructions, you can just upload photos of your property and swipe, drag, and drop annotated task pins to build a customized cleaning job.

Then you send it to the cleaner through the app and they can preview the job before they accept it.

Properly sends messages when the cleaner arrives and finishes and allows full access to track progress of the job.

Cleaners already know how to clean. They don’t need clients to tell them to mop the floors. But experience with home-sharing teaches you the valuable differences between hospitality cleanings and residential cleanings.

Hospitality cleanings require unusual tasks such as emptying the refrigerator of all the food the previous guests had or refilling soap dispensers and ice cube trays.

We also run into problems communicating our needs to cleaning professionals who don’t speak the same language as us. The app has a translation feature that cleaners and hosts can set to any language.

It also has an option to set a verification photo on any picture. When the cleaner checks off that task, the app prompts them to take a photo of it.

If you prefer the ten pillows on the guest bed arranged a specific way, you can convey it with a picture and then receive a photo proving it was done. Same goes with the empty dishwasher, the curtains, the dimmed lights, and so on.

Check Out After Check-Out

Even though you never met your guests, you can still show you care about their experience.

Send a follow-up message once your guests have checked out. Ask for feedback on what worked or didn’t work in your listing, what they enjoyed about the city, and if they have any suggestions for you or your place.

Showing that you are invested in their experience means a lot to guests and usually results in a review. More often than not, a positive one!

If they do leave a review, comment on it and invite them to stay at your place again or even offer a discount code for future stays.

Remote Quality Control

After the guests leave you have to track damage and refill inventory.

Once again the Properly app is helpful because it has a feature that cleaners can use to report any damage they encounter to you in real time. If a vase is broken in between two turnovers you’re able to figure out which guest (or cleaner) you can withold your deposit from. You can also figure out what toiletries, linens, and supplies need to be refilled with the app too.

Admittedly, remotely managing your listing is no easy feat, but hopefully you’ve got a stronger sense of how attainable operations can actually be when you use the right tactics and tools. You already know the rewards! Do you remote hosts have any more tips and gadgets to add to the lists? Let us know.

Visit Properly’s website to become an even better host with our tool for managing turnovers effortlessly, and follow us on Twitter for more home-share and vacation rental updates!

* Background photo credit : Vita Vilcina via


È possibile per gli host gestire gli affitti vacanze in remoto senza dare l’incarico a un’agenzia immobiliare?

Assolutamente sì.

In qualità di host esperti, sappiamo che affittare delle stanze significa molto di più che offrire semplicemente un luogo dove dormire agli ospiti. Ci sono attività da svolgere prima e dopo la prenotazione, diversi strumenti sul mercato per pubblicizzare e definire il prezzo dell’immobile e tocchi speciali di ospitalità da tenere presenti.

Quando si vive sul posto o nella stessa città, si ha (quasi) il completo controllo di questi aspetti.

Ma coordinare cambi, pulizie e piccole difficoltà senza la sicurezza di poter essere in loco nel caso qualcosa vada storto può causare fastidi e, ahi!, brutte recensioni. Attraverso anni di esperienza, abbiamo raccolto consigli, strumenti e software che rendono possibile e, per essere chiari, semplice, la gestione remota di un immobile! Nello spirito dell’home sharing, li condividiamo con tutti di seguito.

Controlla prima del check in

Il check in rappresenta la prima impressione per i tuoi ospiti, sia per quanto riguarda te che il tuo immobile, a prescindere che vi incontriate o meno.

Comincia la discussione via internet prima del loro arrivo. Presentati, spiegando che non sarai sul posto e chiedi informazioni sull’arrivo (cioè numeri dei voli o itinerari). Se l’aereo o il treno degli ospiti subisce un ritardo, lo saprai in anticipo e potrai modificare i piani per il passaggio delle chiavi già previsti.

Sapere qualcosa di più dei tuoi ospiti ti dà inoltre l’opportunità di sorprenderli piacevolmente, anche con piccole cose e da lontano. È in questo che consiste l’ospitalità. Se sono interessati alle bellezze naturali della tua zona, fornisci loro una guida alla visita al di fuori dei percorsi più battuti, che solo un locale può conoscere. Oppure informali che ti farà piacere se useranno la guida che troveranno in casa sullo scaffale dei libri.

Usa una strategia di passaggio delle chiavi a prova di stupido

Devi avere pronto un piano per permettere il passaggio di chiavi e l’ingresso in casa senza problemi.

Se affitti un’intera casa, puoi pensare all’installazione di serrature elettroniche intelligenti che possono essere aperte dovunque ci si trovi nel mondo.

Le serrature intelligenti vengono attivate elettronicamente da un meccanismo installato direttamente sulla porta e controllate via smartphone. Come proprietario della chiave, puoi creare un numero illimitato di chiavi virtuali sul tuo dispositivo mobile e inviarle a chiunque debba essere autorizzato a entrare nel tuo immobile.

Una serratura elettronica è un’ottima soluzione al problema delle chiavi per gli host che gestiscono un immobile in remoto perché elimina la possibilità che gli ospiti possano perdere fisicamente le chiavi e rende possibile autorizzare il loro accesso ovunque ci si trovi, nonché in modo rapido e sicuro. Come avviene in un albergo, l’host può scegliere anche il preciso intervallo di tempo in cui una chiave virtuale è valida e gli host possono dare a ciascun ospite la propria chiave. Alcune marche sono August, Goji KwicksetKevo Plus.

Per gli immobili all’interno di condomini o in aree urbane densamente popolate si possono usare servizi di terzi come KeyCafe che collabora con bar in zona per tenere le chiavi e consegnarle agli ospiti.

Conservare le chiavi in un’apposita cassetta di sicurezza è un’altra possibilità efficace per consentire l’ingresso nell’edificio. Può essere utile anche come piano B per risolvere il problema del passaggio di chiavi per gli ospiti privi di uno smartphone e/o se la serratura digitale non dovesse funzionare (10% dei casi).

Installa più tecnologie intelligenti

Un altro accessorio tecnologico molto utile per gli host che vivono lontano è NestThermostat (e tutti i relativi prodotti e accessori Nest). Ti permette di controllare l’impostazione della temperatura della casa dal tuo smartphone.

Il termostato intelligente rileva il movimento e di regola di conseguenza, quindi se in casa non c’è nessuno per una settimana regola automaticamente la temperatura per risparmiare denaro ed energia in base alle impostazioni che controlli per mezzo di un app. Altri termostati intelligenti da prendere in considerazione sono quelli di Ecobee3 e Honeywell.

Utilizza app per pulizie e cambi

Non essere sul posto rende le pulizie ai cambi degli ospiti l’aspetto più difficili da gestire per gli host.

È raro assumere lo stesso addetto alle pulizie per tutti i cambi, soprattutto se si accettano prenotazioni istantanee e non si possono prevedere i calendari. Servizi on demand come Handy sono utili in caso di necessità immediata di trovare qualcuno che pulisca il tuo immobile velocemente.

Una volta dato l’incarico a un addetto, devi verificare se è arrivato presso il tuo immobile. Spesso può succedere che ti chieda se si sia recato sul posto e se abbia terminato in tempo il suo lavoro per il check in dei prossimo ospiti. Per fortuna, hai già trovato il modo per autorizzarli a entrare anche in remoto (vedi sopra).

Uno strumento come Properly è estremamente utile per gestire i cambi degli ospiti in remoto. È un’app con checklist visive studiata affinché gli host possano trasmettere istruzioni chiare agli addetti alle pulizie tra i soggiorni dei diversi gruppi di ospiti.

Vuoi l’app adesso? Scarica Properly qui.

Properly app
L’app Properly

Invece di scrivere una lunga email all’addetto alle pulizie per spiegargli tutti i dettagli specifici dell’ospitalità o istruzioni speciali di pulizia, puoi semplicemente caricare foto del tuo immobile, scorrerle e trascinare pin dei compiti con note per creare un incarico di pulizia personalizzato.

Quindi puoi inviarlo all’addetto alle pulizia per mezzo dell’app in modo che possa vedere l’anteprima dell’incarico prima di accettarlo.

Properly invia messaggi quando l’addetto alle pulizie arriva e finisce e consente di monitorare completamente l’avanzamento del lavoro.

Gli addetti alle pulizie sanno già come fare il proprio lavoro. Non hanno bisogno che i clienti dicano loro come lavare i pavimenti. Ma l’esperienza nell’home sharing ti insegna le preziose differenze tra le pulizie per l’ospitalità e le normali pulizie domestiche.

Le pulizie per l’ospitalità richiedono compiti specifici, come vuotare il frigo degli avanzi di cibo lasciati dagli ospiti precedenti o riempire i dispenser di sapone e le vaschette dei cubetti di ghiaccio.

Ci è capitato anche di avere problemi nel comunicare le nostre esigenze agli addetti alle pulizie che non parlano la nostra lingua. L’app è dotata di una funzione di traduzione che gli addetti e gli host possono impostare in qualunque lingua.

Inoltre dispone anche di un’opzione per richiedere una foto di verifica per qualunque foto inserita. Quando l’addetto alle pulizie spunta quel compito, l’app gli chiede di scattare una foto per mostrare il risultato.

Se preferisci che dieci cuscini sul letto degli ospiti siano disposti in un modo particolare, puoi trasmettere queste istruzioni con una foto e quindi ricevere una foto che dimostra che è stato fatto. Lo stesso vale per la lavastoviglie svuotata, le tende, le luci soffuse e così via.

Controlla dopo il check out

Anche se tu e i tuoi ospiti non vi siete mai incontrati, puoi comunque mostrare di interessarti alla loro esperienza.

Invia un messaggio di follow-up una volta che i tuoi ospiti se ne sono andati. Chiedi il loro feedback su ciò che è andato bene e su ciò che può essere migliorato nel tuo immobile, cosa gli è piaciuto della città e se hanno suggerimenti da darti.

Mostrare di aver investito sulla loro esperienza significa molto per gli ospiti e di solito si riflette in una recensione, il più delle volte positiva!

Se pubblicano una recensione, commentale e invitali a soggiornare di nuovo a casa tua o magari offri loro un codice di sconto per future permanenze.

Controllo di qualità remoto

Dopo che gli ospiti se ne vanno devi controllare i danni e reintegrare le scorte.

Ancora una volta, l’app Properly può esserti utile perché dispone di una funzione che gli addetti alle pulizie possono usare per segnalarti eventuali danni che abbiano riscontrato in tempo reale. Se tra due cambi di ospiti è stato rotto un vaso, puoi capire quale gruppo di ospiti (o addetto alle pulizie) sia responsabile e puoi trattenere il deposito. Inoltre puoi sapere quali articoli da toilette, biancheria e altri prodotti debbano essere reintegrati, sempre per mezzo dell’app.

Bisogna ammettere che gestire in remoto il proprio immobile non è facile ma ci auguriamo che adesso ti sia fatto un’idea più chiara di come puoi controllare effettivamente le varie attività utilizzando le tattiche e gli strumenti giusti. Sai già che cosa puoi guadagnarci! Gestisci gli affitti in remoto e hai altri consigli o idee da aggiungere a questo elenco? Diccelo!

Visita il sito di Properly per diventare un host ancora migliore con il nostro strumento per gestire i cambi degli ospiti senza fatica e seguici su Twitter per maggiori aggiornamenti su home sharing e affitti vacanze!

* Foto dello sfondo: Vita Vilcina su


Les hôtes peuvent-ils gérer leurs locations de vacances à distance sans engager de gestionnaire immobilier ?


En tant qu’hôtes chevronnés, nous savons que la location de nos chambres représente bien plus que le simple fait d’offrir aux voyageurs un endroit où dormir. Il y a des opérations entières précédant et suivant les réservations, différents outils pour la mise sur le marché et la tarification de l’annonce, et des touches d’hôtellerie spéciales à considérer.

Lorsque vous tenez votre rôle d’hôte sur place ou dans la même ville, vous exercez (quasiment) un contrôle total sur ces choses.

Mais la coordination de la rotation, du nettoyage et de petits défis d’accès sans le filet de sécurité que représente le fait d’être sur place si un incident se produit peut causer des maux de tête et soupir, de mauvaises évaluations. À travers des années d’expérience, nous avons acquis des astuces, des outils et un logiciel rendant la gestion d’une propriété à distance possible et, si nous sommes audacieux, simple ! Par esprit de partage de logements, nous les listons pour vous ci-dessous.

Faites le point avant l’arrivée

L’arrivée représente la première impression de votre voyageur au sujet de vous-même et de votre espace, indépendamment du fait qu’il vous rencontre ou non.

Débutez la discussion en ligne, avant son arrivée. Présentez-vous pour expliquer que vous ne serez pas sur place et demandez des informations en lien avec l’arrivée (par exemple : numéros de vols ou itinéraires). Si son avion ou train a du retard, vous le saurez à l’avance et pourrez modifier les plans d’échange de clés, le cas échéant.

En apprendre un peu au sujet de vos voyageurs vous donne aussi l’opportunité de les enchanter, même par de petits gestes à distance. C’est cela l’hôtellerie ! S’ils viennent pour explorer les sensationnelles merveilles naturelles de votre région, guidez-les hors des sentiers battus pour profiter de vues que seul un autochtone pourrait connaître. Ou faites-leur savoir qu’ils sont chaleureusement invités à feuilleter le guide qui se trouve déjà dans votre bibliothèque.

Utilisez une stratégie d’échange de clés infaillible

Vous voulez avoir un plan permettant un transfert de clé sans faille et un accès facile facile à votre logement.

Si vous louez un logement entier, vous devriez envisager l’installation de serrures numériques intelligentes qui accordent un accès depuis n’importe où dans le monde.

Les serrures intelligentes sont des pênes dormants activés électroniquement, installés directement sur la porte et contrôlés via un smartphone. En tant que détenteur principal des clés, vous créez des clés virtuelles illimitées sur votre appareil mobile et les envoyez à toute personne que vous souhaitez laisser entrer dans votre propriété.

Une serrure numérique est une excellente solution pour les hôtes à distance car elle élimine la possibilité de perte de clés physiques par des voyageurs et rend l’autorisation d’accès non seulement possible depuis n’importe où, mais aussi sûre et rapide. Comme dans un hôtel, un hôte peut aussi choisir la période de temps exacte pendant laquelle la clé est valide, et les hôtes peuvent donner à chaque voyageur sa propre clé. Envisagez August, Goji, et KwicksetKevo Plus.

Pour les propriétés situées dans des bâtiments à logements multiples ou des aires urbaines densément peuplées, profitez des services tiers, comme KeyCafe qui s’associe à des cafés locaux pour garder des clés et les remettre aux voyageurs.

Le fait de garder des clés dans un coffre est aussi une formidable option pour donner accès au bâtiment. Un coffre peut aussi servir de plan de secours pour les voyageurs ne possédant pas de smartphones (10 %) et/ou si votre serrure numérique ne fonctionne pas.

Installez plus de technologie intelligente

Un autre instrument technologique rendant service aux hôtes à distance est le NestThermostat (et tous les produits Nest qui l’accompagnent). Il vous laisse régler la température de votre logement depuis votre smartphone.

Le thermostat intelligent détecte les mouvements et s’adapte en conséquence ; par exemple, si personne ne se trouve dans la maison pendant une semaine, il sélectionnera automatiquement une température rentable et économe en énergie que vous contrôlerez via une appli. D’autres thermostats intelligents à prendre en considération sont Ecobee3 et Honeywell.

Utilisez des applis pour le nettoyage et les rotations

Les nettoyages de rotations représentent l’aspect le plus difficile du rôle d’hôte à distance, à cause de l’éloignement.

Il est rare d’embaucher le/la même H/F de ménage pour chaque rotation, surtout si vous recevez des réservations instantanées ou si vos horaires sont imprévisibles. Des services à la demande comme Handy sont utiles lorsque vous avez besoin de trouver quelqu’un pour nettoyer votre propriété rapidement.

Une fois l’H/F de ménage embauché(e), il vous reste encore à confirmer qu’il/elle s’est bien rendu(e) dans votre propriété. Vous vous retrouvez souvent à vous demander s’il/elle pourra même entrer dans votre logement et s’il/elle aura fini dans les temps, avant la prochaine arrivée. Heureusement, vous avez déjà trouvé comment lui autoriser l’accès à distance (voir ci-dessus). Un outil comme Properly est extrêmement utile pour gérer votre rotation à distance. Il s’agit d’une appli de listes de tâches visuelles conçue pour que les hôtes puissent transmettre des instructions claires aux professionnels du nettoyage, entre les séjours de voyageurs.

Vous voulez l’appli maintenant ? Téléchargez Properly ici.

Properly app
Appli Properly

Plutôt que d’écrire un e-mail verbeux à l’H/F de ménage pour expliquer tous les détails d’hôtellerie spécifiques ou des instructions de nettoyage spéciales, vous pouvez simplement télécharger des photos de votre propriété et faire défiler, glisser et déposer des épingles de tâches annotées pour créer une prestation de nettoyage personnalisée.

Puis vous pouvez l’envoyer à l’H/F de ménage via l’appli et il/elle peut visualiser la prestation avant de l’accepter.

Properly envoie des messages quand l’H/F de ménage arrive sur place et termine, et accorde un accès complet pour suivre la progression de la prestation.

Les H/F de ménage savent déjà comment nettoyer. Ils n’ont pas besoin que des clients leur disent comment laver le sol. Mais l’expérience en matière de partage de logements vous apprend les précieuses différences entre des nettoyages d’hôtellerie et des nettoyages à domicile.

Les nettoyages d’hôtellerie nécessitent des tâches inhabituelles, comme vider le réfrigérateur de toute la nourriture des précédents voyageurs ou remplir les distributeurs de savon et les bacs à glaçons.

Nous éprouvons aussi des difficultés à communiquer nos besoins aux professionnels du nettoyage qui ne parlent pas la même langue que nous. L’appli possède une fonctionnalité de traduction que les H/F de ménage et hôtes peuvent régler sur n’importe quelle langue.

Elle possède aussi une option permettant de paramétrer une photo de vérification sur n’importe quelle image. Quand l’H/F de ménage coche cette tâche, l’appli lui demande de prendre une photo.

Si vous préférez que les dix oreillers se trouvant sur le lit du voyageur soient arrangés d’une manière spécifique, vous pouvez transmettre l’information avec une image puis recevoir une photo prouvant que cela a été fait. Il en va de même pour le lave-vaisselle vide, les rideaux, les lumières tamisées, etc.

Faites le point après le départ

Même si vous n’avez jamais rencontré vos voyageurs, vous pouvez leur montrer que vous vous souciez de leur expérience.

Envoyez un message de suivi une fois que vos voyageurs sont partis. Demandez-leur ce qui a fonctionné ou non dans votre propriété, ce qu’ils ont apprécié dans la ville, et s’ils ont des suggestions pour vous ou votre logement.

Le fait de leur montrer que vous vous investissez dans leur expérience signifie beaucoup pour les voyageurs et cela ressort généralement dans un commentaire. Et, le plus souvent, il est positif !

S’ils laissent une évaluation, commentez-la et invitez-les à séjourner à nouveau dans votre logement ou même offrez-leur un code de réduction pour les futurs séjours.

Contrôle de la qualité à distance

Après le départ des voyageurs, vous devez partir à la recherche de potentiels dégâts et réapprovisionner les stocks.

Encore une fois, l’appli Properly est utile car elle possède une fonctionnalité utilisable par les H/F de ménage pour vous signaler tout dégât rencontré en temps réel. Si un vase est cassé entre deux rotations, vous pouvez en déduire quelle caution de voyageur (ou H/F de ménage) retenir. Vous pouvez aussi déterminer quels produits de toilette, linge de maison, et fournitures ont besoin d’être réapprovisionnés grâce à l’appli aussi.

Certes, la gestion de votre propriété à distance n’est pas une mince affaire, mais nous espérons que vous vous êtes rendu(e) compte à quel point les opérations peuvent en fait être réalisables avec l’utilisation des bonnes tactiques et des bons outils. Et vous connaissez déjà les récompenses ! Avez-vous, en tant qu’hôte à distance, plus d’astuces et gadgets à ajouter à la liste ? Faites-nous en part.

Rendez-vous sur le site Internet de Properly pour devenir un hôte encore meilleur grâce à notre outil de gestion des rotations sans effort, et suivez-nous sur Twitter pour d’autres actualités relatives au partage de logements et aux locations de vacances !

* Crédit photo d’arrière-plan : Vita Vilcina via


¿Pueden los anfitriones administrar sus alquileres vacacionales de manera remota sin contratar a un jefe de propiedad? 

Por supuesto.

Como anfitriones con experiencia, sabemos cuánto más hace falta para alquilar habitaciones que simplemente ofrecer a los huéspedes un lugar para dormir. Hay muchas operaciones antes y después de las reservas, distintas herramientas para anunciar y poner precio al alojamiento, y toques especiales de hospitalidad a considerar.

Cuando eres anfitrión en el sitio o en la misma ciudad, tienes el control (casi) completo de estas cosas.

Pero al coordinar el cambio de invitados, la limpieza, y los pequeños desafíos del acceso sin la red de seguridad de estar en el sitio, si algo sale mal puede llevar a dolores de cabeza y, boqueada, a malas evaluaciones. A lo largo de años de experiencia, hemos adquirido trucos, herramientas, y software que hacen posible administrar de manera remota un alojamiento ¡fácilmente!, siendo audaces. Con el ánimo de los alquileres compartidos, las suministramos a continuación.

Repórtate antes del registro

El registro es la primera impresión que tiene el huésped de ti y de tu espacio, independientemente de si te conoce en persona o no.

Comienza la conversación antes de que lleguen. Preséntate y explica que no estarás en el sitio, y pídeles la información de su llegada (a saber, el número de vuelo o itinerario). Si su avión o tren se retardan, lo sabrás de antemano y podrás modificar tu intercambio de llaves, si es necesario.

Informarte un poco acerca de tus huéspedes también te da la oportunidad de deleitarlos, aún de maneras pequeñas desde lejos. De eso se trata la hospitalidad. Si están de visita para explorar las épicas maravillas naturales de tu región, guíalos hacia las atracciones fuera del camino trillado de las que solo los lugareños están al tanto. O diles que no duden en leer detenidamente la guía que tienes en tu biblioteca.

Usa una estrategia de intercambio de llaves fácil de manejar

Debes tener un plan en marcha que permita la entrega de llaves sin problemas y el fácil acceso a tu casa.

Si estás alquilando una casa completa debes considerar la instalación  de cerraduras inteligentes digitales que permiten el acceso desde cualquier lugar del mundo.

Las cerraduras inteligentes son cerrojos activados electrónicamente, instalados directamente en la puerta y controlados a través de un teléfono inteligente. Como el dueño de la llave maestra, puedes crear llaves virtuales ilimitadas en tu dispositivo móvil y enviarlas a quienquiera que le hayas otorgado la entrada a tu propiedad.

Una cerradura digital es una solución excelente para los anfitriones remotos porque elimina la posibilidad de que los huéspedes pierdan las llaves físicas y hace que garantizar el acceso desde cualquier lugar no solo sea posible, sino también que sea seguro y rápido. Igual que en un hotel, un anfitrión puede escoger el lapso de tiempo durante el cual una llave será válida, y los anfitriones pueden dar a cada huésped su propia llave.

Considera August, Goji, y KwicksetKevo Plus.

Para alojamientos situados en edificios de varias unidades o en zonas urbanas densamente pobladas, aprovecha los servicios de terceros como KeyCafe quienes colaboran con cafés locales para guardar las llaves y entregárselas a los huéspedes.

Guardar las llaves en una caja de seguridad es también un muy buena opción para acceder al inmueble. Una caja de seguridad también puede servir como plan de respaldo para el intercambio de llaves para los huéspedes (10%) que no tienen teléfonos inteligentes y/o si tu cerradura digital falla.

Instala más tecnología inteligente

Otra pieza de tecnología que sirve bien a los anfitriones remotos es el Termostato Nest (y todos los productos Nest que lo acompañan). Te permite controlar los ajustes de temperatura de tu casa desde tu teléfono inteligente.

El termostato inteligente detecta el movimiento y se ajusta en conformidad, así si nadie está en la casa durante una semana automáticamente pasará a una temperatura que sea rentable y que ahorre energía, controlas todo eso con una aplicación. Otros termostatos inteligentes que puedes considerar son Ecobee3 y Honeywell.

Utiliza aplicaciones para las limpiezas y los cambios de invitados

El estar ausente del lugar convierte a las limpiezas de cambio de invitados en el aspecto más difícil de ser un anfitrión remoto. 

Es poco frecuente contratar al mismo operador de limpieza para todos los cambios de invitados, especialmente si tienes reservas instantáneas u horarios impredecibles. Los servicios a pedido como Handy ayudan con la necesidad de conseguir a alguien que vaya de inmediato a limpiar rápidamente tu alojamiento.

Una vez que has reservado al operario de limpieza, tienes que confirmar si llegó a tu propiedad. A menudo te quedas preguntándote si siquiera pudieron entrar a tu casa y si podrán terminar a tiempo para el próximo registro. Afortunadamente, ya has resuelto cómo otorgarles el acceso remoto (lee más arriba).

Una herramienta como Properly es extremadamente útil para administrar tu cambio de invitados de manera remota. Es una aplicación de listas visuales de tareas diseñada para que los anfitriones transmitan instrucciones claras a los profesionales de limpieza, entre estancias de huéspedes.

¿Quieres la aplicación ya? Descarga Properly aquí mismo.

Properly app
Aplicación Properly

En lugar de escribir un correo electrónico con muchas palabras al operario de limpieza explicando todos los detalles específicos de hospitalidad o las instrucciones de alguna limpieza especial, puedes simplemente subir fotos de tu propiedad y deslizar, arrastrar y soltar las chinchetas de tarea para hacer un trabajo de limpieza personalizado.

Luego lo envías al operario de limpieza por medio de la aplicación y podrá tener una vista previa del trabajo antes de aceptarlo.

Properly envía mensajes cuando el operario de limpieza llega y termina y hace posible el acceso completo para monitorizar el avance del trabajo.

Ya los operarios de limpieza saben cómo limpiar. No necesitan que los clientes les digan que frieguen los pisos. Pero la experiencia con los alquileres compartidos te enseña la diferencia entre las limpiezas hoteleras y las limpiezas residenciales.

Las limpiezas hoteleras exigen tareas no usuales como vaciar el refrigerador de toda la comida que guardaron los huéspedes anteriores o volver a llenar los dispensadores de jabón y las cubetas para hielo. 

También nos encontramos problemas al comunicar nuestras necesidades a profesionales de limpieza que no hablan nuestro idioma. La aplicación tiene una herramienta de traducción que operarios de limpieza y anfitriones pueden ajustar a cualquier idioma.

También tiene una opción para configurar una foto de verificación de cualquier imagen. Cuando el operario tilda la tarea como terminada, la aplicación le indica que tome una foto del mismo.

Si prefieres los 10 cojines de la cama del huésped arreglados de una manera específica, puedes transmitir eso con una imagen y después recibir una foto que prueba que se hizo así. Lo mismo aplica al lavavajillas vacío, las cortinas, las luces atenuadas, etcétera.

Verifica después de la salida

Aunque no hayas conocido a tus huéspedes, aún así les puedes mostrar que te importa su experiencia.

Envía un mensaje de seguimiento después de la salida de los huéspedes. Pídeles sus opiniones sobre lo que funcionó o no funcionó en tu alojamiento, lo que disfrutaron en la ciudad, y si tienen alguna sugerencia para ti o tu casa.

Demostrar que estás comprometido con su experiencia significa mucho para los huéspedes y normalmente resulta en una evaluación, no pocas veces, ¡positiva!

Si en efecto dejan una evaluación, coméntala e invítalos a hospedarse en tu casa de nuevo, o incluso ofrecerles un código de descuento para futuras estancias.

Control de calidad remoto

Después de que los huéspedes se marchan debes monitorizar daños y reponer el inventario. 

Una vez más la aplicación Properly es útil porque tiene una herramienta que los operarios de limpieza pueden usar para reportarte en tiempo real cualquier daño que encuentren. Si un florero aparece roto entre dos cambios de invitados, puedes averiguar a cuál huésped (u operario de limpieza) le puedes retener el depósito. Con la aplicación también puedes averiguar cuáles artículos de tocador, sábanas y suministros deben ser repuestos.

Ciertamente, administrar tu alojamiento de manera remota no es una hazaña fácil, pero tenemos la esperanza de que ahora tengas más claro que estas operaciones son realizables cuando usas las tácticas y herramientas adecuadas. ¡Ya sabes cuáles son las recompensas! ¿Tienen ustedes, anfitriones remotos, más trucos y dispositivos para agregar a estas listas? Cuéntennos.

Visita el sitio web de Properly para convertirte en un anfitrión aún mejor con nuestra herramienta  para administrar fácilmente los cambios de invitados, y ¡síguenos en  Twitter para ver más actualizaciones sobre alquileres compartidos y alquileres vacacionales!

* Crédito de la foto de fondo: Vita Vilcina via